Organizando o envio de um email

1. Quando usar

O e-mail não é o melhor meio de comunicação em todas as situações, sendo aconselhado quando o destinatário não estiver disponível no momento, não houver urgência na resposta esperada ou ser necessário que o seu conteúdo seja documentado. Deve-se evitar o uso do e-mail quando os assuntos forem emocionalmente delicados, uma vez que pode gerar má interpretação por meio do receptor.

2. O esquecimento da identificação

Um vício cada vez mais frequente é a não identificação do remetente ao redigir um e-mail. É importante sempre lembrar-se de assinar um e-mail, e quando for um primeiro contato não se esqueça de explicar no início da mensagem quem você é. Mesmo que não haja a solicitação, quando receber um e-mail confirme o seu recebimento, inclusive quando não possuir uma resposta completa. Um simples “ok” ou “recebido” já supre a necessidade momentânea de resposta do remetente.

3. Atenção ao assunto

O campo de assunto deve refletir o conteúdo da mensagem e precisa chamar a atenção do destinatário na caixa de entrada. O leitor vai determinar o grau de urgência e importância de seus e-mails baseando-se no título utilizado no assunto. Uma dica é utilizar palavras-chaves que resumam o conteúdo da mensagem. Cerca de três ou quatro palavras são suficientes, evitando sempre de utilizar termos muito genéricos e palavras vagas.

4. O cuidado com as saudações

O e-mail é uma forma de comunicação, e como todas, é preciso saudar as pessoas a quem nos dirigimos quando iniciamos ou terminamos uma conversa. No início de uma mensagem eletrônica, um “olá” ou “bom dia” são cordiais e cumprem bem o papel, sem ficar formal e impessoal como um “prezado”. Se existe uma troca regular e diária de e-mails com uma determinada pessoa, a primeira mensagem deve contar a saudação, que pode ser dispensada nas demais. Os cumprimentos de despedida são igualmente importantes e não substituíveis por uma assinatura eletrônica. O “atenciosamente”, tão comum e muito utilizado no Brasil, é abreviado de forma incorreta, aparecendo em muitos e-mails como “Att.”. A correta abreviação em português é “Atte”, uma vez que o “Att” foi importado do inglês e faz referência à expressão “in attention to”, que é usado somente no início dos e-mails.

5. A falta de objetividade

Ao redigir um e-mail, coloque-se sempre no lugar da pessoa que irá recebê-lo, ela entenderia a mensagem? Por isso, vá direto ao ponto e evite dar muitas voltas para chegar ao assunto. Se for necessário esclarecer alguma questão, primeiro aborde-a para depois explicá-la e não o inverso.

6. O calibre da formalidade

É fundamental compreender as regras do ambiente de trabalho para saber que tom adotar com o interlocutor. Há ambientes mais formais e outros menos, por isso, saiba circular entre eles e adaptar-se a cada ambiente. Em geral, a linguagem do e-mail deve ser uma comunicação impessoal, mas obedecer à norma culta de uma maneira cordial, descontraída, como se você estivesse falando ao telefone ou pessoalmente. Formalidade excessiva em um e-mail pode soar de forma ríspida, o que pode causar ruídos na comunicação.

7. O uso de abreviações

Dentro de um ambiente corporativo, abreviar palavras deve ser evitado, embora não seja proibido. A economia de tempo ao encurtar as palavras é pouca e a mensagem pode tender a uma informalidade excessiva. Ao optar por utilizar as abreviações, escolhas alguns termos e não utilize este recurso todo o tempo.

8. A aversão as letras maiúsculas

O uso de caixa alta em todo o texto é desaconselhado e, para muitos, constitui uma verdadeira gafe. Escrever em letras maiúsculas significa, na linguagem da internet, gritar com alguém. Por isso, evitado a sua utilização, pois pode ser visto como falta de educação e de consideração do remetente.

9. A adequação do tamanho

Não há regras quando o assunto é o tamanho que um e-mail deve ter, mas em geral, e-mails com conteúdos muito extensos e longos não são lidos na íntegra. E, se lidos, não são compreendidos em sua totalidade. O ideal é que as mensagens tenham, em média, três ou quatro parágrafos. Se, ao escrever um e-mail você verificar que o mesmo está ficando muito extenso, considere a possibilidade de ligar para o destinatário ou agendar uma reunião para discutir o assunto.

10. A necessidade de revisão

Um texto de correio eletrônico deve ser simples, conciso, mas não descuidado. Ele exige releitura e atenção para acertar o tom da mensagem.  O vocabulário deve fazer parte da linguagem usual, sem expressões rebuscadas que tornem a mensagem complicada. Mas é preciso estar atento à repetição exaustiva de termos, abreviações apressadas e construções truncadas. Revise as palavras, para detectar as mal colocadas e repasse os destinatários, principalmente se a mensagem for ser enviada a muitas pessoas.

Fonte:   Notícias Positivo