Desorganização ameaça eficiência de empresas

A desorganização é um problema que atinge muitas empresas que sofrem com perdas de tempo na busca de materiais ou papéis perdidos, arquivos fora de ordem e atrasos Este é mais um motivo da importância de investirmos tempo ensinando nossas crianças a criarem o hábito da organização desde cedo. No futuro, já no mercado de trabalho sofrerão muito menos. 


Confira o resumo da matéria publicada na revista Exame PME, de Março/2012


Para muitos empreendedores, fazer com que o pessoal mantenha as mesas limpas e as gavetas organizadas pode parecer uma preocupação supérflua. No meio da bagunça, no entanto, esconde-se uma ameaça à eficiência. Dez minutos perdidos por dia para encontrar algo no meio da confusão representam, ao fim de um ano, quase seis dias de trabalho de um único funcionário.


Veja algumas práticas para acabar com a bagunça.


1 Remover a papelada 
Acabar com as pilhas de documentos, pastas e relatórios que os funcionários mantêm sobre as mesas é o primeiro passo para arrumar a confusão e tirar o aspecto de que um vendaval acabou de passar pelo escritório.


"As montanhas surgem quando o pessoal deixa de guardar o material utilizado num trabalho após sua conclusão", diz Eliete Teixeira, dona da consultoria Organize-se. A falta de disciplina resulta em perda de tempo sempre que algo demora a ser encontrado por estar soterrado na mesa de quem não guardou o que deveria no lugar certo.  


2 Combater os excessos 
Costuma haver um bocado de peso morto em mesas, gavetas e armários. Retirar o excesso abre espaço para o que é realmente necessário no trabalho. Um exemplo de excesso a ser combatido é o material de escritório.


Muitos funcionários têm mania de manter pequenos estoques de lápis, canetas e cadernos — o que, além de ocupar espaço, eleva os custos com coisas que não valorizam em nada a empresa. Outros exageram ao encher a escrivaninha com objetos pessoais, como porta-retratos com fotos da família, desenhos dos filhos ou lembranças de viagem.


3 Definir responsabilidades 
Pequenas e médias empresas nem sempre podem manter muita gente em serviços de apoio, como faxina e conservação. Por isso, é importante definir as responsabilidades de cada funcionário para manter o ambiente de trabalho limpo. Pode-se entrar em acordo com o pessoal para que cada um seja responsável por lavar sua própria louça e talheres quando usar o refeitório ou por tirar o pó da mesa de trabalho a cada um ou dois dias.


4 Fazer mutirões  
Num negócio em expansão, nem sempre é fácil manter tudo no lugar. É natural que ocorra um relaxamento na disciplina com a organização em períodos que a equipe concentre suas energias num objetivo importante — como a entrada em um novo mercado ou atender ao pedido urgente de um grande cliente. Nessas situações, o ideal é combinar com o pessoal um mutirão para pôr a casa em ordem e arrumar a bagunça logo depois que o trabalho for concluído.


Matéria extraída da revista Exame PME – Março/2012
http://exame.abril.com.br/revista-exame-pme/edicoes/0047/noticias/como-arrumar-a-casa-com-inteligencia?page=2&slug_name=como-arrumar-a-casa-com-inteligencia