1. Quando usar
O
e-mail não é o melhor meio de comunicação em todas as situações, sendo
aconselhado quando o destinatário não estiver disponível no momento, não houver
urgência na resposta esperada ou ser necessário que o seu conteúdo seja
documentado. Deve-se evitar o uso do e-mail quando os assuntos forem
emocionalmente delicados, uma vez que pode gerar má interpretação por meio do
receptor.
2. O esquecimento da
identificação
Um
vício cada vez mais frequente é a não identificação do remetente ao redigir um
e-mail. É importante sempre lembrar-se de assinar um e-mail, e quando for um
primeiro contato não se esqueça de explicar no início da mensagem quem você é.
Mesmo que não haja a solicitação, quando receber um e-mail confirme o seu
recebimento, inclusive quando não possuir uma resposta completa. Um simples
“ok” ou “recebido” já supre a necessidade momentânea de resposta do remetente.
3. Atenção ao assunto
O
campo de assunto deve refletir o conteúdo da mensagem e precisa chamar a
atenção do destinatário na caixa de entrada. O leitor vai determinar o grau de
urgência e importância de seus e-mails baseando-se no título utilizado no
assunto. Uma dica é utilizar palavras-chaves que resumam o conteúdo da
mensagem. Cerca de três ou quatro palavras são suficientes, evitando sempre de
utilizar termos muito genéricos e palavras vagas.
4. O cuidado com as saudações
O
e-mail é uma forma de comunicação, e como todas, é preciso saudar as pessoas a
quem nos dirigimos quando iniciamos ou terminamos uma conversa. No início de
uma mensagem eletrônica, um “olá” ou “bom dia” são cordiais e cumprem bem o
papel, sem ficar formal e impessoal como um “prezado”. Se existe uma troca
regular e diária de e-mails com uma determinada pessoa, a primeira mensagem
deve contar a saudação, que pode ser dispensada nas demais. Os cumprimentos de
despedida são igualmente importantes e não substituíveis por uma assinatura
eletrônica. O “atenciosamente”, tão comum e muito utilizado no Brasil, é
abreviado de forma incorreta, aparecendo em muitos e-mails como “Att.”. A
correta abreviação em português é “Atte”, uma vez que o “Att” foi importado do
inglês e faz referência à expressão “in attention to”, que é usado somente no
início dos e-mails.
5. A
falta de objetividade
Ao
redigir um e-mail, coloque-se sempre no lugar da pessoa que irá recebê-lo, ela
entenderia a mensagem? Por isso, vá direto ao ponto e evite dar muitas voltas
para chegar ao assunto. Se for necessário esclarecer alguma questão, primeiro
aborde-a para depois explicá-la e não o inverso.
6. O calibre da formalidade
É
fundamental compreender as regras do ambiente de trabalho para saber que tom
adotar com o interlocutor. Há ambientes mais formais e outros menos, por isso,
saiba circular entre eles e adaptar-se a cada ambiente. Em geral, a linguagem
do e-mail deve ser uma comunicação impessoal, mas obedecer à norma culta de uma
maneira cordial, descontraída, como se você estivesse falando ao telefone ou
pessoalmente. Formalidade excessiva em um e-mail pode soar de forma ríspida, o
que pode causar ruídos na comunicação.
7. O uso de abreviações
Dentro
de um ambiente corporativo, abreviar palavras deve ser evitado, embora não seja
proibido. A economia de tempo ao encurtar as palavras é pouca e a mensagem pode
tender a uma informalidade excessiva. Ao optar por utilizar as abreviações,
escolhas alguns termos e não utilize este recurso todo o tempo.
8. A
aversão as letras maiúsculas
O
uso de caixa alta em todo o texto é desaconselhado e, para muitos, constitui
uma verdadeira gafe. Escrever em letras maiúsculas significa, na linguagem da
internet, gritar com alguém. Por isso, evitado a sua utilização, pois pode ser
visto como falta de educação e de consideração do remetente.
9. A
adequação do tamanho
Não
há regras quando o assunto é o tamanho que um e-mail deve ter, mas em geral,
e-mails com conteúdos muito extensos e longos não são lidos na íntegra. E, se
lidos, não são compreendidos em sua totalidade. O ideal é que as mensagens
tenham, em média, três ou quatro parágrafos. Se, ao escrever um e-mail você
verificar que o mesmo está ficando muito extenso, considere a possibilidade de
ligar para o destinatário ou agendar uma reunião para discutir o assunto.
10. A
necessidade de revisão
Um
texto de correio eletrônico deve ser simples, conciso, mas não descuidado. Ele
exige releitura e atenção para acertar o tom da mensagem. O vocabulário deve fazer parte da linguagem
usual, sem expressões rebuscadas que tornem a mensagem complicada. Mas é
preciso estar atento à repetição exaustiva de termos, abreviações apressadas e
construções truncadas. Revise as palavras, para detectar as mal colocadas e
repasse os destinatários, principalmente se a mensagem for ser enviada a muitas
pessoas.
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