Enquanto você começa a ler um e-mail enviado pelo seu chefe
com um pedido de relatório, o celular notifica uma nova curtida na sua foto de
perfil e dois colegas na mesa ao lado comentam a última fofoca do escritório.
Entre tentar entender exatamente a ordem do chefe, responder
um comentário no Facebook e se inteirar da conversa, chegam mais 15 e-mails. Como
conseguir ser produtivo nessa rotina?
Para especialistas da área de recursos, o ambiente de
trabalho nunca ofereceu tantas distrações como hoje, com a moda dos escritórios
sem divisórias e funcionários sempre conectados.
Ao mesmo tempo, os profissionais têm dificuldade em
identificar os maus hábitos que prejudicam sua performance, porque não
conseguem classificar as atividades entre o que é importante e o que é urgente
e por não terem objetivos de longo prazo que os motivem.
1. SEMPRE DISPONÍVEL
As interrupções e a dificuldade de dizer "não"
estão entre as maiores ameaças à produtividade. Elas desconcentram o profissional
e fazem com que ele assuma muitas responsabilidades ao mesmo tempo, o que
aumenta a probabilidade de erros.
2. COMUNICAÇÃO FALHA
Um problema recorrente nas empresas são pedidos mal
explicados e/ou mal entendidos, fazendo com que uma tarefa tenha que ser
corrigida ou mesmo refeita.Recomenda-se sempre "conferir" a
comunicação: quem ouve deve explicar para quem fala o que entendeu, para
garantir que todos tenham uma ideia clara do que deve ser feito.
Outro hábito contraprodutivo na área de comunicação é a
atitude "puxa-saco".
O puxa-saco quer agradar a qualquer custo, então ele perde
muito tempo e energia pensando em como ser aceito. Desse modo, ele acaba
assumindo atividades para as quais não é qualificado, o que prejudica a sua
produtividade e a de sua equipe.
3. REUNIÕES
DESNECESSÁRIAS
As empresas fazem reuniões em excesso e as organizam mal, de
acordo com os especialistas. O tempo é perdido com assuntos que poderiam ser
resolvidos por outros meios, como e-mail, e envolvendo um número menor de
pessoas.
Prepare uma pauta do que deve ser tratado na reunião, compartilhe
previamente com todos os envolvidos e escolher um responsável por liderar o
encontro. Também recomenda abordar as pessoas prolixas, que costumam atrasar o
andamento das reuniões, e conversar sobre o problema com elas, para que possam
mudar o comportamento.
4. VÍCIO DE E-MAILS
Ficar de olho na caixa de entrada é um vício que muitas
vezes passa despercebido. Não é preciso ler o e-mail assim que ele entra, você
pode estipular alguns períodos do seu dia para fazer isso. Outra dica é classificar as mensagens, fazendo com que e-mails do
chefe, por exemplo, entrem em uma pasta que você olhe com maior frequência.
Isso libera tempo para colocar o pé no acelerador em
projetos mais importantes.
Os especialistas dizem que é um erro tratar a caixa de
entrada como uma lista de tarefas. Se o e-mail exigir apenas uma resposta,
faça-o nos intervalos estipulados para ler as mensagens; se ele exigir uma
outra ação.
5. COMIDA PESADA
Até o hábito aparentemente inofensivo de almoçar pode ser um
inimigo da produtividade. Uma alimentação pesada, que envolva muitos
carboidratos e gorduras, dificulta a digestão e aumenta a sonolência.
6. PRESSA E
IMEDIATISMO
Partir direto para a ação pode parecer positivo, mas é um
dos piores hábitos para quem deseja ser mais produtivo. Quem pensa pouco antes
de fazer uma tarefa aumenta a probabilidade de cometer erros e de ter que fazer
trabalho extra depois.
7. MÁ GESTÃO DO TEMPO
As atividades devem ser classificadas entre importantes,
urgentes e circunstanciais. Quem não consegue fazer essa diferenciação acaba
ficando refém daquilo que é urgente -demandas que surgem no dia, mas que não
estão ligadas a projetos mais importantes, de longo prazo, que têm maior valor
para o profissional e para a empresa.
Para organizar o tempo, a recomendação é dedicar no máximo
20% do dia a tarefas urgentes, negando-se assumir mais que isso.
8. ESCRITÓRIOS
ABERTOS
Os ambientes sem divisórias pioraram muito a produtividade e
não melhoraram a comunicação. O maior problema é que esse tipo de espaço
favorece a distração: barulhos como um telefone tocando ou colegas conversando
fazem o profissional perder o foco na atividade e levar mais tempo para
retomá-lo, além de exigir mais energia para se manter concentrado no trabalho.
Trabalhos que requerem maior atenção, como os que envolvem
muitos detalhes, são os que mais sofrem com a situação, porque a dispersão
aumenta a chance de errar.
9. REDES SOCIAIS
O problema das redes sociais é que elas distraem o
profissional do trabalho e tiram o foco do que precisa ser feito. Impedir o
acesso a elas, contudo, é impossível e mesmo contraprodutivo.
O ideal é limitar o uso das redes a cerca de 20 minutos por
dia, como forma do funcionário fazer pausas e descansar entre atividades.
